Архивный отдел

Архивный отдел

390047, г.Рязань, ул. Соколовская, 12/5 (2 этаж здания «Сбербанка»).

Организация работы архивного отдела администрации муниципального образования – Рязанский муниципальный район Рязанской области

Прием запросов граждан и юридических лиц осуществляется

1. путем подачи заявления при личном обращении в архивный отдел в приемные часы (каждый понедельник и четверг с 9.00 до 13.00);

2. путем подачи заявления через администрацию (16 кабинет) ежедневно с 9.00 до 13.00, с 14.00 – 18.00;

3. на основе удаленного доступа посредством подачи обращения или заявления :

- с помощью официального сайта администрации муниципального образования – Рязанский муниципальный район Рязанской области или по электронной почте adm@rzraion.ru;

- по электронной почте архивного отдела arhiv.rzraion@yandex.ru;

- почтой России;

- факсом по номеру тел. 8 (4912) 28-91-08;

4. через территориальные отделы МФЦ.

Консультации граждан проводятся по телефонам:

8 (4912) 28-91-08

8 (4912) 28-91-13

Обращаем Ваше внимание на требования к оформлению заявления

В запросе заявителем должны быть указаны следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (полностью, разборчиво), почтовый адрес и контактный телефон, по которым осуществляется связь с заявителем, дата и личная подпись (для физических лиц, индивидуальных предпринимателей);

2) наименование юридического лица, почтовый адрес и контактный телефон, по которым осуществляется связь с заявителем, дата, фамилия, имя, отчество и подпись руководителя (для юридических лиц);

3) вид запрашиваемого документа (архивная справка, архивная выписка или архивная копия);

4) предмет запроса:

- интересующая заявителя тема, вопрос, событие факт;

- хронологические рамки запрашиваемой информации;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов;

5) способ получения запрашиваемой информации:

- направление посредством почтового отправления с указанием адреса.

 При личном обращении заявителем - физическим лицом в администрацию, архивный отдел, МФЦ представляются следующие документы:

1) запрос о предоставлении муниципальной услуги;

2) документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

3) копия трудовой книжки (при рассмотрении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации);

4) при обращении представителя заявителя дополнительно предъявляется документ, подтверждающий его полномочия действовать от имени заявителя, либо копия документа, заверенная в установленном порядке;

5) копии документов, имеющие непосредственное отношение к заявителю и обеспечивающие поиск нужной ему информации.

Для получения муниципальной услуги заявителем - юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем представляются следующие документы:

1) запрос о предоставлении муниципальной услуги на бланке организации за подписью руководителя;

2)  документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;

- копии документов, имеющие непосредственное отношение к заявителю и обеспечивающие поиск нужной ему информации.

Одновременно с запросом представляется документ, подтверждающий право заявителя на получение сведений, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации, либо копия документа, заверенная в установленном порядке (копия свидетельства о смерти наследодателя, договора купли – продажи/дарения дома, копия нотариально заверенной доверенности и др.)

При представлении запроса посредством почтового отправления или в электронной форме к такому запросу прилагаются следующие документы:

1) физическими лицами - копии документов, удостоверяющих личность заявителя;

2) юридическими лицами - копии документов, подтверждающих полномочия физического лица на осуществление действий от имени заявителя (копия решения о назначении (избрании) либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности);

3) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя, либо копия такого документа, заверенная в установленном порядке (если запрос представляется представителем заявителя);

4) документ, подтверждающий право заявителя на получение сведений, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации, либо копия документа, заверенная в установленном порядке


Архивный отдел является структурным подразделением администрации муниципального образования – Рязанский муниципальный район без права юридического лица. 
Создан в целях наиболее полного удовлетворения социально – правовых интересов граждан, обеспечения сохранности и использования документов учреждений, организаций и предприятий. 
Организационно – методическое руководство архивным отделом осуществляет Главное архивное управление Рязанской области (ГАУРО).

123.jpg

Режим работы: понедельник-четверг: с 9.00 до 18.00 часов, пятница – с 9.00 до 17.00 часов. Обеденный перерыв: с 13.00 до 13.48 часов. Приёмные дни: понедельник, четверг – с 9.00 до 13.00 часов.

Телефоны для справок – 28-91-08, 28-91-13. При себе необходимо иметь паспорт.

Электронная почта: arhiv.rzraion@yandex.ru

Начальник отдела

Высоцкая Елена Петровна

28-91-08

Заместитель начальника отдела

Воок Алёна Александровна

28-91-08

Главный инспектор

Кирьянова Наталья Николаевна

28-91-13


Задачи архивного отдела

1. Обеспечение сохранности, комплектование и учёт документов Архивного фонда Рязанской области, находящихся на хранении в отделе, представление в главное архивное управление Рязанской области необходимых для ведения единого государственного централизованного учёта учётных документов.

2. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов путём подготовки и представления администрации Рязанского района и реализации предложений по обеспечению сохранности архивных документов.

Функции архивного отдела

1. Отдел обеспечивает хранение:

· архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Рязанской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, в деятельности организаций, отнесённых к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального района и Рязанской области;

· архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Рязанской области;

· печатных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

· научно-технической документации на бумажных носителях;

· учётных документов, архивных справочников, других материалов, необходимых для работы отдела.

2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение для муниципального района, в том числе:

· составление списков учреждений – источников комплектования отдела, утверждаемых главой администрации муниципального образования – Рязанский муниципальный район Рязанской области и одобряемых архивным управлением Рязанской области;

· отбор и приём документов постоянного срока хранения в отдел;

· проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, подписанных между архивным управлением Рязанской области и федеральными организациями, включая:

· проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;

· ведение в установленном порядке учёта документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования отдела и находящихся на территории муниципального района;

· рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству организаций – источниках комплектования отдела;

· рассмотрение и представление в главное архивное управление Рязанской области описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу;

· изучение и обобщение практики работы с документами в организациях района, распространение их положительного опыта;

· оказание организационно-методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий по вопросам постановки делопроизводства;

· организация и участие в семинарах, совещаниях по делопроизводству;

· разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственных стандартов; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

· информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов отдела, исполнение запросов граждан и учреждений на документной основе;

· организация работы пользователей с архивными документами, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок документов, материалов для СМИ, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

· исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, жалоб граждан, приём граждан;

· создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов. В соответствии со ст. 15 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» вся работа по информационному обеспечению органов местного самоуправления и удовлетворению прав граждан на архивную информацию проводится на бесплатной основе. Использование документов в отделе ведётся в соответствии с правилами, разработанными Росархивом – специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. 

Уважаемые граждане!

Для получения свидетельств о рождении/смерти, о браке/расторжении брака необходимо обращаться в ЗАГС по адресу: ул. Московское шоссе, д.49, г. Рязань, Рязанская область, 390044, телефон: (4912) 55-02-10.

Доводим до сведения организаций – источников комплектования архивного отдела администрации, что приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" утвержден новый Перечень. Сроки хранения отдельных видов документов изменились.

Действие Перечня распространяется на документы, созданные с 1 января 2020 года, а также на документы, по которым еще не проведена экспертиза ценности.

Просим учесть данную информацию при формировании дел законченного делопроизводства, составлении актов об уничтожении документов и уточнении номенклатуры на 2020 год.

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 237 Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения